Ordinær Generalforsamling 2026 afholdt
Vi afholdt d. 11. juni 2026 Ordinær Generalforsamling i Uhrhøj Mini LAN Party i Teatersalen på Petersmindeskolen fra kl. 19:00–20:30 (7 deltagere).
Referat kan også downloades HER
Deltagere: Ivan Abrahamsen (Formand), Anders Nielsen (Næstformand), Lars Brooke (Kasserer), Kim Andresen (Teknisk Ansvarlig), Anne Dorte Holm (Præmieansvarlig), Anders Møller (Menigt medlem) og Søren Østerberg Søndergaard (Hjælper).
1. Valg af dirigent, referent & stemmetæller
- Dirigent: Lars Brooke (Kasserer)
- Referent: Ivan Abrahamsen (Formand)
- Stemmetæller: Anders Nielsen (Næstformand)
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig.
2. Bestyrelsens beretning for det forgangne år
- Foreningen afholdt et vellykket LAN-event d. 14. februar 2026 med knap 100 deltagere.
- Der er produceret bannere og crew t-shirts som led i styrket branding af foreningen.
- Foreningen har opnået en BLAST.tv community e-sportslicens, som giver mulighed for at afvikle egne private Fortnite-lobbyer. Licensen fastholdes, så længe foreningens e-sportsevents annonceres offentligt. Retningslinjernes aldersgrænser skal overholdes ved afvikling.
- Foreningen er godkendt af Vejle Kommune som forening, der afholder e-sportsevents, hvilket betyder, at foreningen ikke længere skal betale lokaleleje på Petersminde Skolen.
- Licensen er registreret på formandens konto; der etableres fælles login, så adgangen kan deles i bestyrelsen.
Beretningen blev taget til efterretning uden indvendinger.
3. Fremlæggelse af regnskab
- Kassereren fremlagde regnskabet i nyt format, hvor foreningens faste driftsudgifter (kontogebyrer m.m.) er adskilt fra de enkelte arrangementer, så hvert events reelle økonomi fremgår.
- LAN-arrangementet i august 2025: indtægter ca. 28.000 kr., udgifter ca. 23.000 kr.
- LAN-arrangementet i februar 2026 gav et planlagt underskud på ca. 16.000 kr. som følge af bevidste tekniske investeringer.
- Foreningens kassebeholdning udgør ca. 62.600 kr.
- Der blev konstateret generelt stigende omkostninger til mad, gebyrer og tilmeldingshåndtering, hvilket indgik i den senere drøftelse af billetprisen.
Regnskabet blev godkendt med et tilfredsstillende resultat.
4. Indkomne forslag og behandlede emner
Der var ingen forslag til vedtægtsændringer. Følgende blev behandlet:
- Billetpris: Det blev ved håndsoprækning enstemmigt vedtaget at hæve billetprisen fra 300 til 350 kr. Begrundelsen er stigende omkostninger, en forhøjet præmieramme samt foreningens vedtægtsbestemte formål om at lade overskud gå tilbage til lokalområdet. Jubilæumseventet afvikles til samme pris uden særpris.
- 10-års jubilæum: Eventet d. 29. august 2026 afholdes som foreningens 10-års jubilæumsevent. Kassereren bekræftede, at økonomien kan bære det.
- Kommunikation: Eventet annonceres bredt til hele Vejle-området, ikke kun Uhrhøj. Lokale deltagere får dog fortrinsret til tilmelding de første 24 timer. Facebook-event og opslag på sociale medier oprettes snarest. Der laves plakater og flyers, som deles bredt, og foreningens bannere opstilles ved lokale arrangementer frem mod eventet.
- Deltagerantal: Teknikken kan håndtere flere deltagere end de nuværende ca. 150. Det maksimale antal afhænger af brandsikkerheden i Multisalen; de præcise rammer afklares med kommunen/brandmyndighederne.
- Tilmeldingssystem: Bestyrelsen undersøger alternativer til det nuværende system med fokus på funktionalitet, sikkerhed, GDPR og pris.
- Domæne og website: Domænet overdrages til foreningen, og der etableres ny webstruktur med e-mailadresser og samlet identitet. Formanden er ansvarlig i koordinering med den tekniske ansvarlige.
- Discord-community: Idéen om en forenings-Discord til turneringsafvikling og community blev drøftet. Beslutningen blev udskudt; der søges rådgivning hos Vejle Kommunes foreningsstøtte og erfaringer fra andre e-sportsforeninger, inden emnet tages op igen.
5. Turneringer og koordinering
- Planlagte turneringer til jubilæumseventet: Counter-Strike 2, Fortnite (privat lobby via BLAST.tv-licensen), Minecraft, udendørs fodbold og FIFA.
- Formanden klargør CS2-miljøet, så det er kampklart og testet i god tid før eventet.
- Minecraft koordineres med Mathias, som igen er turneringsansvarlig på dagen.
- Princip vedtaget: Al teknik og alle turneringer skal være testet og klar før eventet. Turneringsplanen låses hen mod eventet, og senere ændringer henvises til næste event.
- Der afholdes flere korte online koordineringsmøder; de første indkaldes inden for 1–2 uger. Der inddrages frivillige fra communityet i arbejdet.
6. Præmier
- Præmierammen blev fastsat til ca. 5.000 kr. med 250 kr. pr. person for 1. plads, 150 kr. for 2. plads og 50 kr. for 3. plads.
- Sponsorater kommer oveni rammen, og til jubilæet undersøges sponsorater til ekstra give-aways.
- Præmieansvarlig koordinerer indkøb og får turneringsoverblik og deadline i god tid. Gavekort og præmier med byttemærke har fungeret godt og fortsættes.
- Der ønskes en ordentlig præmieoverrækkelse med scene; muligheder for lån eller leje undersøges.
7. Teknik
- Strøm og netværk er dækket med god kapacitet til flere deltagere.
- Den teknisk ansvarlige færdiggør listen over tekniske mangler (bl.a. belysning og forlængerkabler), hvorefter den prioriteres.
8. Lokalebooking og datoer
- Bookingprocessen for skolens lokaler blev gennemgået. Fremover bookes lokaler via skolens ledelse, og datoen 29. august 2026 er registreret og sikret.
- Bestyrelsen melder ønskedatoer for kommende events ind via skolen med ambition om at kende de næste 2–3 eventdatoer i forvejen.
9. Valg til bestyrelsen
- Formand: Ivan Abrahamsen genvalgt.
- Teknisk Ansvarlig: Kim Andresen genvalgt.
- Suppleanter: Johan Svensson og Jørgen Otto Kongerslev genvalgt. Rasmus Johannesen og Mikkel Lund Mortensen udtræder – tak for indsatsen!
- Kritisk Revisor: Anders Møller valgt for 2026.
Alle valg blev vedtaget enstemmigt ved håndsoprækning. Bestyrelsesoversigten opdateres på hjemmesiden.
Beslutningsoversigt
- Regnskab: Godkendt med tilfredsstillende resultat.
- Billetpris: Hævet til 350 kr. (enstemmigt).
- 10-års jubilæumsevent: Afholdes 29. august 2026.
- Præmieramme: Ca. 5.000 kr. med satser 250/150/50 kr.
- Tilmeldingsfortrinsret: Uhrhøj-lokale først i 24 timer.
- Valg: Formand og Teknisk Ansvarlig genvalgt; Johan og Jørgen fortsætter som suppleanter; Anders Møller ny Kritisk Revisor.
- Discord-community: Udskudt, undersøges nærmere.
Opgaver og deadlines
- Facebook-event og SoMe-annoncering af 29/8 – Ivan – Snarest
- Indkaldelse til turnerings- og koordineringsmøder (online) – Ivan – Inden for 1–2 uger
- CS2-turneringsmiljø klargøres og testes – Ivan – Før eventet
- Minecraft-koordinering med Mathias – Ivan – Løbende
- Brandsikkerhed/max deltagerantal i Multisalen – Kim – Før billetsalg åbner
- Teknisk mangelliste færdiggøres og prioriteres – Kim – Næste koordineringsmøde
- Domæne, website og e-mail – Ivan (i koordinering med Kim) – Før eventet
- Undersøgelse af tilmeldingssystem – Ivan – Før billetsalg åbner
- Præmieramme, indkøb og sponsorkoordinering – Anne Dorte – I god tid før eventet
- Scene til præmieoverrækkelse (lån/leje, regler) – Ivan – Før eventet
- Sponsorater til give-aways (jubilæum) – Ivan – Før eventet
- Ønskedatoer for kommende events via skolen – Bestyrelsen – Når booking åbner (ca. juli)
- Flyers og plakater trykkes og fordeles bredt – Bestyrelsen – Efter sommerferien
Dirigent Lars Brooke takkede for fremmødet, og mødet blev hævet kl. 20:30. Referatet er ført af Ivan Abrahamsen (Formand) på baggrund af mødeoptagelse og godkendt af dirigenten.
Ekstraordinær Generalforsamling afholdt
Vi afholdt d. 1. maj 2025 Ekstraordinær Generalforsamling i Uhrhøj Mini LAN Party i Petersmindehallens Kantine på Uhrhøj fra kl. 19:00–21:30 (13 deltagere).
Referat kan også downloades HER
1. Valg af dirigent, referent & stemmetællere
- Dirigent: Ivan Abrahamsen (Formand)
- Referent: Anne Dorte Holm (Præmieansvarlig)
- Stemmetællere: Jes [efternavn ukendt], Niclas Dupont Enemark
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig.
2. Præsentation af ny bestyrelse
- Ivan Abrahamsen – Formand
- Anders Nielsen – Næstformand (tiltræder officielt, når vedtægterne er registreret)
- Lars Brooke – Kasserer
- Kim Andresen – Teknisk Ansvarlig
- Anne Dorte Holm – Præmieansvarlig
- Johan Svensson – 1. Suppleant
- Rasmus Johannesen – 2. Suppleant
- Jørgen Otto Kongerslev – 3. Suppleant
- Mikkel Lund Mortensen – 4. Suppleant & Kritisk Revisor
- Thomas Bøgh – Menigt medlem
- Anders Møller – Menigt medlem
- Daniel Sönnichsen – Menigt medlem
3. Vedtægtsændringer
- Bestyrelsesstruktur
- Ny Næstformandspost; Sponsoransvarlig omdøbt til Præmieansvarlig.
- Bestyrelsen udvidet til 8 poster; quorum hævet til 4.
- Valgregler
- Ny valgturnus: Formand, Teknisk Ansvarlig og menige vælges i lige år; Næstformand, Kasserer og Præmieansvarlig i ulige år.
- Valgbarhed udvidet: alle fremmødte medlemmer kan stille op.
- Økonomi og lokal forankring
- Overskud forbliver på Uhrhøj; bestyrelsen kan støtte andre lokale børne-/ungdomsforeninger.
- Administrativt
- Kravet om centralt medlemsregister (§ 8) fjernes.
- Ved opløsning anvendes aktiver lokalt efter formålet.
De vedtagne vedtægter lægges online umiddelbart efter mødet.
4. Konstituering
Anders Nielsen træder officielt ind som Næstformand.
5. Vidensdeling / overdragelse
Alle systemadgange (Facebook, billetsalg, MitID m.m.) overdrages inden næste LAN-arrangement.
6. Børneattester & medlemsregister
Bestyrelsen undersøger et betalt system til GDPR-kompatibel medlemsregistrering og udstedelse af børneattester for bestyrelse og frivillige.
7. Næste LAN-arrangement
- Foreløbig dato: 30. august 2025
- Handling: Hal-reservation af Multihallen på Petersminde Skolen afklares 5. maj 2025
8. Frivillige
Frivilligindsatsen skal koordineres; bestyrelsen udarbejder en plan for rekruttering og opgavefordeling.
9. Eventuelt
Enighed om at afdække forsikringssituationen og – om nødvendigt – benytte foreningens midler til lovlige børneproces- og forsikringsløsninger.
Beslutningsoversigt
- Vedtægter: Enstemmigt vedtaget; publiceres online.
- Næstformand: Anders Nielsen tiltræder efter registrering.
- Systemoverdragelse: Skal ske før næste LAN.
- Medlems-/attestsystem: Løsning undersøges og finansieres.
- Næste LAN: 30. august 2025; hal-booking afklares 5. maj 2025.
- Frivilligplan: Udarbejdes af bestyrelsen.
- Forsikring & børneprocesser: Undersøges & finansieres ved behov.
Opgaver og deadlines
- Offentliggørelse af nye vedtægter – Bestyrelse – Snarest
- Overdragelse af systemadgange – Tidligere→Nuværende bestyrelse – Før LAN 30/8 2025
- Hal-booking – Bestyrelsen – 5. maj 2025
- Valg af medlems-/attestplatform – Bestyrelsen – Plan fremlægges næste møde
- Frivillig-koordineringsplan – Bestyrelsen – Næste bestyrelsesmøde
- Forsikrings- & børneprocesrapport – Bestyrelsen – Til næste generalforsamling
Dirigent Ivan Abrahamsen takkede for fremmødet og hævede mødet kl. 21:30.
Referatet er ført af Anne Dorte Holm (Præmieansvarlig) og godkendt af dirigenten.
Tak til Vejle Brand
Vores “noget-for-noget” samarbejde med Vejle Brand har indtil videre kastet 8100,- af sig.
Dem har vi brugt til at få opgraderet vores FIFA skærme, og købt et par nye VR headsets.
Tak til Vejle Brand, og tak til alle jer der har været friske på at tage dialogen med dem.
Generalforsamling i den lille forening
Vi havde d. 31 oktober generalforsamling i den lille forening, og her er 2 timers hyggelig snak på Gimlevej, kogt ned til nogle overskrifter og bullets.
Deltagere
- Mikkel Windfeld
- Anders Hansen
- Camilla Vernegren
- Jeanette Sørensen
- Mette Windfeld
- Ditte Bertelsen
- Jørgen Otto Kongerslev
Økonomi
Det ser fornutigt ud med økonomien i den lille forening.
Der er økonomi til at løbende kunne købe de ting som vi skal bruge til at lave LAN på Uhrhøj, og hele tiden gøre tingene lidt bedre.
Vi har i den sidste periode investeret i en el tavle, da vi ikke længere har mulighed for at låne/leje en. Vi håber at vi kan få andre foreninger “med i den”, da sådan en koster en del. Udover det, så har vi sammen med de andre foreninger på Uhrhøj investeret i 100 borde og 400 stole, som vi allesammen kan bruge når vi laver events i hallen.
Borde og stole har indtil nu været den dyreste post når vi har lavet LAN i hallen, og det fedt at vi på den måde kan gå sammen, og investere i fællesskab og dermed gøre nye ting mulige på Uhrhøj.
Vi vil gerne investerer i 2 PS5’ere da vi forsat “låner” vores egne konsoller ud hver gang. Udover det, så har vi bemærket at ungerne er ret glade for VR. Vores gamle VR headset er ved at være træt og slidt, så vi vil se på vi om vi kan finde pengene til at have 2 Ocules Quest 2 headsets klar til ungerne til næste LAN party. Vi kigger også på nogle kabelskinner til gulvet, som kan gøre at vi ikke skal bruge en mindre bondegård på malertape hver gang.
Udstyr
Vi har efterhånden købt en del udstyr. Vores investering i en el tavle, samt når der inden så længe også ligger 2 Playstation 5’ere og 2 VR headsets på vores lager, så skal vi have til at have noget forsikring på plads. Vi har haft Vejle Brand forbi og sælge forsikringer til det sidste mini LAN og LAN18, så vi er i dialog med dem og håber at de kan give en god pris.
Unge hjælpere
Vores fantastiske unge hjælpere er blevet gamle under corona, og vi mangler flere unge mennesker der kan hjælpe med FIFA, headsets og lave sjov og spas med ungerne. Udovre det, så mangler vi også et par nye unge “supporter”, der vil lære og hjælpe os med det tekniske som netværk, strøm, servere osv. Vi kan godt bruge hjælpen, men det er også en rigtig god mulighed for den/de rigtige, til at lære en masse om IT og teknologi, og det vil vi gerne give muligheden for.
Vi begynder stille og roligt at søge efter unge mennesker, der kan blive en del af holdet fremadrettet.
“Løse” datoer for LAN parties i ’23
Vi har aftalt nogle datoer, som vi arbejder videre med for hvornår vi afholder mini LAN og LAN18 i 2023. Dem melder vi ud når vi kommer det lidt nærmere.
Valg til bestyrrelse
Efter mange års tro tjeneste ønsker Camilla Vernegren at træde ud af bestyrrelsen. Heldigvis ønsker Camilla fortsat at være med når vi kører LAN parties, og det er vi super glade for. Heldigvis er der også nogen der gerne vil ind i bestyrrelsen, så vi har budt velkommen til Jørgen Otto Kongerslev og Kim Andresen, der fremadrettet indgår i vores bestyrrelse.
Andet
- Børneattester: Det ved at være tid til at køre en ny omgang børneattester på alle mand, så det sætter vi gang inden næste LAN party
- Specielle Behov: Vi oplever at vi får flere og flere henvendelse omkring børn med “specielle” behov. Vi har forsøgt at gøre alle glade, men det er super svært at styre og kræver en masse kræfter. Derfor har vi besluttet at vi fremadrettet tilbyder “standardpakken”. Ønsker man andet, så er man meget velkommen til at medbringe det selv.
- Nye T-Shirts: Vi har næsten ikke flere t-shirts, og vi oplever at de stadig er ret populære. Derfor har vi besluttet at lave et nyt design, og undersøge hvad det vil koste at lave en ny omgang t shirts. Vi vil også undersøge om nogen kunne ønske at få en Uhrhøj LAN Party hoodie på bestilling. Vi vil i samme omgang købe en t-shirt til alle hjælpere, så vi får en ny arbejdsuniform.
- Mere styr på oprydning: Vi oplever at det ofte kniber med opbakning til oprydning. Det er vores indtryk at det er de samme “få” der hjælper til, og at vi har haft svært ved at få det “nye” børns forældre engageret i at få det hele til at gå op. Vi vil bruge lige mere krudt på at kommunikere, at vi forventer at folk lige hjælper os med at komme i gang, og komme hjem i seng.
Samarbejde med Vejle Brand
Vi har indgået et såkaldt noget-for-noget samarbejde Vejle Brand.
Lige ud af posen, så går samarbejdet ud på at Vejle Brand får en stand ved næste LAN party d. 10 september, og de vil ganske enkelt forsikringer.
* For hvert tilbud som Vejle Brand giver til forældre der går hen og snakker dem, modtager Uhrhøj Mini LAN party 300,-
* For hvert tilbud der bliver underskrevet, modtager Uhrhøj Mini LAN party yderligere 300,-
Det er vigtigt at understrege, at det naturligvis er fuldstændigt frivillige om ønsker at tale med Vejle Brand efter man har læsset ungerne af, men vi håber da at mange vil benytte lejligheden til lige at få tjekket om man kan slippe lidt billigere, for noget så kedeligt som forsikringer, og på den måde støtte vores lille forening, og dermed Uhrhøjs børn og unge.
Vejle Brand siger at de i 8 ud af 10 tilfælde tilbyder bedre og billigere forsikringer en det som kunderne allerede har, og det har jeg da personligt tænkt mig at følge op på lørsdag d. 10 september.
Her er et link til en artikel om hvordan noget-for-noget samarbejdet gav 12.000 i kassen hos Vejle FC. Der kommer vi nok ikke op, men alt hvad vi kan få ind, hjælper os med at lave fede events for Uhrhøjs børn og unge.
SPONSORPRÆMIER SØGES
Som altid har vi planlagt en masse fede konkurrencer til det kommende LAN party, og som altid kræver de mange konkurrencer en masse præmier.
Vi har altid haft store ambitioner i forhold til at levere på vores vision om, at skabe fede oplevelser for Uhrhøjs børn og unge.
Derfor tænker vi også nogle gange stort, som da vi hyrede den mandige elg, eller da vi sendte et relativt stort beløb til kunststofbanen, da vi fra vores perspektiv kunne være med til at sikre at Uhrhøjs børn og unge kunne få en fodboldbane, hvor de kan spille fodbold hele året.
Vi har også lavet en del investeringer i spillekonsoller, virtual reality headsets og andet der kan være med til at løfte oplevelsen for ungerne til LAN parties.
Billet prisen for et LAN party er sat til at give et lille overskud, men der skal en hel del af dem til, eksempelvis at hyre en kendt børne YouTuber.
Derfor er det en kæmpe hjælp, når vi eksempelvis får sponsoret præmier som eksempelvis drikkedunke, mp3 afspillere, bluetooth høretelefoner, tøj, legetøj, billetter og hvad i ellers har været søde at hjælpe os med at skaffe igennem tiderne, og det er ikke fordi at det behøver at være super fancy.
Derfor hvis i arbejder et sted eller på anden måde har adgang til at kunne skaffe nogle sponsorgaver, så tager vi imod med kyshånd.
Billetsalget åben til 10 september
Så har vi åbnet for køb a billetter til mini LAN party d. 10 september.
De første 24 timer (indtil mandag d. 22 august kl. 20.00), er det kun børn der går på Petersmindeskolen og/eller bor på Uhrhøj (slutter ved enden af Jellingvej), der kan tilmelde sig.
Herefter er tilmeldingen åben for alle i aldersgruppen 2-8 klasse.
Vi har plads til 150 børn i denne omgang
Du kan købe billetter her (link)
Vi glæder os helt vildt meget, ikke mindst til at tage imod det nye kuld, der ikke har haft mulighed for at komme til så mange LAN parties endnu.
Tak for denne gang!
Det var dæleme fantastisk endelig at kunne lave nørdfest på Uhrhøj igen, og det gik egentligt styrgende!
Alt vores grej spillede præcis som vi gerne ville have det til, og mig bekendt var der ikke nævneværdige udfordringer med ungerne, udover et par småting som lidt for meget krudt i røven i LAN party hallen, og så noget med en skumgummi bold, der pludselig var splittet ad i atomer i den store hal, og så blev den lukket for denne gang.
Vi havde rigtig mange nye med på holdet i dag, der gerne ville prøve at være med til at lave det her fantastiske arrangement for ungerne. Det er rigtig godt, for selvom vi hygger gevaldigt med det, så kræver det også “lidt” at få op at stå hvert kvartal. Det er vi rigtig glade for, og vi håber at se dem allesammen igen næste gang.
Tak for denne gang, og ha’ en fantastisk efterårsferie!