Vi afholdt d. 1. maj 2025 Ekstraordinær Generalforsamling i Uhrhøj Mini LAN Party i Petersmindehallens Kantine på Uhrhøj fra kl. 19:00–21:30 (13 deltagere).

Referat kan også downloades HER

1. Valg af dirigent, referent & stemmetællere

• Dirigent: Ivan Abrahamsen (Formand)
• Referent: Anne Dorte Holm (Præmieansvarlig)
• Stemmetællere: Jes [efternavn ukendt], Niclas Dupont Enemark

Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig.

2. Præsentation af ny bestyrelse

• Ivan Abrahamsen – Formand
• Anders Nielsen – Næstformand (tiltræder officielt, når vedtægterne er registreret)
• Lars Brooke – Kasserer
• Kim Andresen – Teknisk Ansvarlig
• Anne Dorte Holm – Præmieansvarlig
• Johan Svensson – 1. Suppleant
• Rasmus Johannesen – 2. Suppleant
• Jørgen Otto Kongerslev – 3. Suppleant
• Mikkel Lund Mortensen – 4. Suppleant & Kritisk Revisor
• Thomas Bøgh – Menigt medlem
• Anders Møller – Menigt medlem
• Daniel Sönnichsen – Menigt medlem

3. Vedtægtsændringer

• Bestyrelsesstruktur
  • Ny Næstformandspost; Sponsoransvarlig omdøbt til Præmieansvarlig.
  • Bestyrelsen udvidet til 8 poster; quorum hævet til 4.
• Valgregler
  • Ny valgturnus: Formand, Teknisk Ansvarlig og menige vælges i lige år; Næstformand, Kasserer og Præmieansvarlig i ulige år.
  • Valgbarhed udvidet: alle fremmødte medlemmer kan stille op.
• Økonomi og lokal forankring
  • Overskud forbliver på Uhrhøj; bestyrelsen kan støtte andre lokale børne-/ungdomsforeninger.
• Administrativt
  • Kravet om centralt medlemsregister (§ 8) fjernes.
  • Ved opløsning anvendes aktiver lokalt efter formålet.

De vedtagne vedtægter lægges online umiddelbart efter mødet.

4. Konstituering

Anders Nielsen træder officielt ind som Næstformand.

5. Vidensdeling / overdragelse

Alle systemadgange (Facebook, billetsalg, MitID m.m.) overdrages inden næste LAN-arrangement.

6. Børneattester & medlemsregister

Bestyrelsen undersøger et betalt system til GDPR-kompatibel medlemsregistrering og udstedelse af børneattester for bestyrelse og frivillige.

7. Næste LAN-arrangement

• Foreløbig dato: 30. august 2025
• Handling: Hal-reservation af Multihallen på Petersminde Skolen afklares 5. maj 2025

8. Frivillige

Frivilligindsatsen skal koordineres; bestyrelsen udarbejder en plan for rekruttering og opgavefordeling.

9. Eventuelt

Enighed om at afdække forsikringssituationen og – om nødvendigt – benytte foreningens midler til lovlige børneproces- og forsikringsløsninger.

Beslutningsoversigt

• Vedtægter: Enstemmigt vedtaget; publiceres online.
• Næstformand: Anders Nielsen tiltræder efter registrering.
• Systemoverdragelse: Skal ske før næste LAN.
• Medlems-/attestsystem: Løsning undersøges og finansieres.
• Næste LAN: 30. august 2025; hal-booking afklares 5. maj 2025.
• Frivilligplan: Udarbejdes af bestyrelsen.
• Forsikring & børneprocesser: Undersøges & finansieres ved behov.

Opgaver og deadlines

• Offentliggørelse af nye vedtægter – Bestyrelse – Snarest
• Overdragelse af systemadgange – Tidligere→Nuværende bestyrelse – Før LAN 30/8 2025
• Hal-booking – Bestyrelsen – 5. maj 2025
• Valg af medlems-/attestplatform – Bestyrelsen – Plan fremlægges næste møde
• Frivillig-koordineringsplan – Bestyrelsen – Næste bestyrelsesmøde
• Forsikrings- & børneprocesrapport – Bestyrelsen – Til næste generalforsamling

Dirigent Ivan Abrahamsen takkede for fremmødet og hævede mødet kl. 21:30.
Referatet er ført af Anne Dorte Holm (Præmieansvarlig) og godkendt af dirigenten.