Uhrhøj mini LAN party

Vi afholdt d. 11. juni 2026 Ordinær Generalforsamling i Uhrhøj Mini LAN Party i Teatersalen på Petersmindeskolen fra kl. 19:00–20:30 (7 deltagere).

Referat kan også downloades HER

Deltagere: Ivan Abrahamsen (Formand), Anders Nielsen (Næstformand), Lars Brooke (Kasserer), Kim Andresen (Teknisk Ansvarlig), Anne Dorte Holm (Præmieansvarlig), Anders Møller (Menigt medlem) og Søren Østerberg Søndergaard (Hjælper).

1. Valg af dirigent, referent & stemmetæller

• Dirigent: Lars Brooke (Kasserer)
• Referent: Ivan Abrahamsen (Formand)
• Stemmetæller: Anders Nielsen (Næstformand)

Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig.

2. Bestyrelsens beretning for det forgangne år

• Foreningen afholdt et vellykket LAN-event d. 14. februar 2026 med knap 100 deltagere.
• Der er produceret bannere og crew t-shirts som led i styrket branding af foreningen.
• Foreningen har opnået en BLAST.tv community e-sportslicens, som giver mulighed for at afvikle egne private Fortnite-lobbyer. Licensen fastholdes, så længe foreningens e-sportsevents annonceres offentligt. Retningslinjernes aldersgrænser skal overholdes ved afvikling.
• Foreningen er godkendt af Vejle Kommune som forening, der afholder e-sportsevents, hvilket betyder, at foreningen ikke længere skal betale lokaleleje på Petersminde Skolen.
• Licensen er registreret på formandens konto; der etableres fælles login, så adgangen kan deles i bestyrelsen.

Beretningen blev taget til efterretning uden indvendinger.

3. Fremlæggelse af regnskab

• Kassereren fremlagde regnskabet i nyt format, hvor foreningens faste driftsudgifter (kontogebyrer m.m.) er adskilt fra de enkelte arrangementer, så hvert events reelle økonomi fremgår.
• LAN-arrangementet i august 2025: indtægter ca. 28.000 kr., udgifter ca. 23.000 kr.
• LAN-arrangementet i februar 2026 gav et planlagt underskud på ca. 16.000 kr. som følge af bevidste tekniske investeringer.
• Foreningens kassebeholdning udgør ca. 62.600 kr.
• Der blev konstateret generelt stigende omkostninger til mad, gebyrer og tilmeldingshåndtering, hvilket indgik i den senere drøftelse af billetprisen.

Regnskabet blev godkendt med et tilfredsstillende resultat.

4. Indkomne forslag og behandlede emner

Der var ingen forslag til vedtægtsændringer. Følgende blev behandlet:

• Billetpris: Det blev ved håndsoprækning enstemmigt vedtaget at hæve billetprisen fra 300 til 350 kr. Begrundelsen er stigende omkostninger, en forhøjet præmieramme samt foreningens vedtægtsbestemte formål om at lade overskud gå tilbage til lokalområdet. Jubilæumseventet afvikles til samme pris uden særpris.
• 10-års jubilæum: Eventet d. 29. august 2026 afholdes som foreningens 10-års jubilæumsevent. Kassereren bekræftede, at økonomien kan bære det.
• Kommunikation: Eventet annonceres bredt til hele Vejle-området, ikke kun Uhrhøj. Lokale deltagere får dog fortrinsret til tilmelding de første 24 timer. Facebook-event og opslag på sociale medier oprettes snarest. Der laves plakater og flyers, som deles bredt, og foreningens bannere opstilles ved lokale arrangementer frem mod eventet.
• Deltagerantal: Teknikken kan håndtere flere deltagere end de nuværende ca. 150. Det maksimale antal afhænger af brandsikkerheden i Multisalen; de præcise rammer afklares med kommunen/brandmyndighederne.
• Tilmeldingssystem: Bestyrelsen undersøger alternativer til det nuværende system med fokus på funktionalitet, sikkerhed, GDPR og pris.
• Domæne og website: Domænet overdrages til foreningen, og der etableres ny webstruktur med e-mailadresser og samlet identitet. Formanden er ansvarlig i koordinering med den tekniske ansvarlige.
• Discord-community: Idéen om en forenings-Discord til turneringsafvikling og community blev drøftet. Beslutningen blev udskudt; der søges rådgivning hos Vejle Kommunes foreningsstøtte og erfaringer fra andre e-sportsforeninger, inden emnet tages op igen.

5. Turneringer og koordinering

• Planlagte turneringer til jubilæumseventet: Counter-Strike 2, Fortnite (privat lobby via BLAST.tv-licensen), Minecraft, udendørs fodbold og FIFA.
• Formanden klargør CS2-miljøet, så det er kampklart og testet i god tid før eventet.
• Minecraft koordineres med Mathias, som igen er turneringsansvarlig på dagen.
• Princip vedtaget: Al teknik og alle turneringer skal være testet og klar før eventet. Turneringsplanen låses hen mod eventet, og senere ændringer henvises til næste event.
• Der afholdes flere korte online koordineringsmøder; de første indkaldes inden for 1–2 uger. Der inddrages frivillige fra communityet i arbejdet.

6. Præmier

• Præmierammen blev fastsat til ca. 5.000 kr. med 250 kr. pr. person for 1. plads, 150 kr. for 2. plads og 50 kr. for 3. plads.
• Sponsorater kommer oveni rammen, og til jubilæet undersøges sponsorater til ekstra give-aways.
• Præmieansvarlig koordinerer indkøb og får turneringsoverblik og deadline i god tid. Gavekort og præmier med byttemærke har fungeret godt og fortsættes.
• Der ønskes en ordentlig præmieoverrækkelse med scene; muligheder for lån eller leje undersøges.

7. Teknik

• Strøm og netværk er dækket med god kapacitet til flere deltagere.
• Den teknisk ansvarlige færdiggør listen over tekniske mangler (bl.a. belysning og forlængerkabler), hvorefter den prioriteres.

8. Lokalebooking og datoer

• Bookingprocessen for skolens lokaler blev gennemgået. Fremover bookes lokaler via skolens ledelse, og datoen 29. august 2026 er registreret og sikret.
• Bestyrelsen melder ønskedatoer for kommende events ind via skolen med ambition om at kende de næste 2–3 eventdatoer i forvejen.

9. Valg til bestyrelsen

• Formand: Ivan Abrahamsen genvalgt.
• Teknisk Ansvarlig: Kim Andresen genvalgt.
• Suppleanter: Johan Svensson og Jørgen Otto Kongerslev genvalgt. Rasmus Johannesen og Mikkel Lund Mortensen udtræder – tak for indsatsen!
• Kritisk Revisor: Anders Møller valgt for 2026.

Alle valg blev vedtaget enstemmigt ved håndsoprækning. Bestyrelsesoversigten opdateres på hjemmesiden.

Beslutningsoversigt

• Regnskab: Godkendt med tilfredsstillende resultat.
• Billetpris: Hævet til 350 kr. (enstemmigt).
• 10-års jubilæumsevent: Afholdes 29. august 2026.
• Præmieramme: Ca. 5.000 kr. med satser 250/150/50 kr.
• Tilmeldingsfortrinsret: Uhrhøj-lokale først i 24 timer.
• Valg: Formand og Teknisk Ansvarlig genvalgt; Johan og Jørgen fortsætter som suppleanter; Anders Møller ny Kritisk Revisor.
• Discord-community: Udskudt, undersøges nærmere.

Opgaver og deadlines

• Facebook-event og SoMe-annoncering af 29/8 – Ivan – Snarest
• Indkaldelse til turnerings- og koordineringsmøder (online) – Ivan – Inden for 1–2 uger
• CS2-turneringsmiljø klargøres og testes – Ivan – Før eventet
• Minecraft-koordinering med Mathias – Ivan – Løbende
• Brandsikkerhed/max deltagerantal i Multisalen – Kim – Før billetsalg åbner
• Teknisk mangelliste færdiggøres og prioriteres – Kim – Næste koordineringsmøde
• Domæne, website og e-mail – Ivan (i koordinering med Kim) – Før eventet
• Undersøgelse af tilmeldingssystem – Ivan – Før billetsalg åbner
• Præmieramme, indkøb og sponsorkoordinering – Anne Dorte – I god tid før eventet
• Scene til præmieoverrækkelse (lån/leje, regler) – Ivan – Før eventet
• Sponsorater til give-aways (jubilæum) – Ivan – Før eventet
• Ønskedatoer for kommende events via skolen – Bestyrelsen – Når booking åbner (ca. juli)
• Flyers og plakater trykkes og fordeles bredt – Bestyrelsen – Efter sommerferien

Dirigent Lars Brooke takkede for fremmødet, og mødet blev hævet kl. 20:30. Referatet er ført af Ivan Abrahamsen (Formand) på baggrund af mødeoptagelse og godkendt af dirigenten.