§ 1 NAVN OG STATUS
Stk. 1. Foreningens navn er Uhrhøj Mini-Lan Party.
Stk. 2. Foreningens hjemsted er Uhrhøj, Vejle kommune.

§ 2 FORMÅL
Stk. 1. Foreningens formål er at samle unge mennesker, primært på Uhrhøj, med interesse for computere og IT, for derved at medvirke til at styrke medlemmernes sociale kompetencer, skabe kontakt på tværs af etnicitet, køn, alder og styrke medlemmernes almennyttige IT-kundskaber til glæde for den enkelte, såvel som for samfundet.

Dette formål søges nået ved:
At afholde almennyttige arrangementer som støtter op om foreningens formål.
At bidrage til at andre foreninger, klubber, skoler o. lign. kan afholde lignende arrangementer, der lever op til foreningens formål, f.eks. ved at udleje foreningens udstyr eller bistå med ekspertise.

Stk. 2. Ændringer af foreningen formål kan kun finde sted med 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være en ordinær generalforsamling.

§ 3 MEDLEMSKAB
Stk. 1. Som medlem optages enhver, som begærer herom og opfylder § 2. Et medlemsskab betragtes som indgået ved tilmelding til et arrangement og medlemskabet af Uhrhøj Mini-Lan Party løber kalenderåret ud.
Stk. 2. Medlemskabet er først gyldigt, når deltagerbeløbet er betalt. Deltagerbeløbet fastsættes af bestyrelsen. Der er deltagerbeløb ved hvert arrangement, selv om man allerede er medlem af foreningen.
Stk. 3. Medlemmer kan blive ekskluderet. Dette vil normalt ske ved overtrædelse af foreningens vedtægter, eller regelsættet ved et af foreningens arrangementer, hvor medlemmet deltager.

§ 4 GENERALFORSAMLING
Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt og indkaldes med mindst 3 ugers varsel, med angivelse af dagsorden, ved opslag på foreningens hjemmesider og sociale medier.
Stk. 2a. Dagsordenen kan ændres indtil 8 dage inden generalforsamlingen, dog skal eventuelle ændringer meddeles på foreningens hjemmesider og sociale medier.
Stk. 3. Tale- og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle forældre, der har haft tilmeldt barn/børn til et arrangement i foreningen i indeværende kalenderår, dog maks 1 stemme pr. stemmeberettiget fremmødte.
Stk. 3a. Desuden er personer, som ikke har haft barn/børn til et arrangement, tale- og stemmeberettigede såfremt de har en fuldmagt, fra en ikke repræsenteret forældre j.fr. §4 stk. 3 , til at stemme ved et eller flere punkter på generalforsamlingen.
Stk. 3b. Det er ikke muligt ved fuldmagt at repræsentere mere end én stemme.
Stk. 4. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, og forslag om vedtægtsændringer skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
Stk. 5. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent
3. Valg af to stemmetællere.
4. Formandens beretning.
5. Kassererens beretning, herunder godkendelse af regnskab.
6. Indkomne forslag.
7. Fremlæggelse og godkendelse af budget.
8. Valg til bestyrelsen.
9. Valg af kritisk revisor.
10. Eventuelt.

Stk. 6. Yderligere punkter kan tilføjes efter behov. Punkt 1 til 3 skal også medtages på ekstraordinære generalforsamlinger.
Stk. 7. Der udarbejdes et beslutningsreferat for generalforsamlingen. Referatet skal underskrives af referenten og efterfølgende godkendes og underskrives af bestyrelsen inden 1 måned efter generalforsamlingen. Referatet skal derefter være tilgængeligt for enhver, sammen med foreningens vedtægter, på foreningens hjemmesider og sociale medier.
Stk. 8. Fremmødte ved generalforsamlingen kan stille op til bestyrelsen samt til kritisk revisor.
Stk. 9. Formand, Teknisk ansvarlig og menige vælges for 2 år af gangen i lige år. Næstformand, kasserer og præmieansvarlig vælges for 2 år af gangen i ulige år.
Kritisk revisor og suppleanter vælges for 1 år af gangen. Ved mere end en kandidat til en post, tildeles der taletid til kandidaterne i vilkårlig rækkefølge, inden der stemmes. Valget træder i kraft fra generalforsamlingens afslutning.
Stk. 10. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal (én over halvdelen af de gyldigt afgivne stemmer) og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes, når det begæres af mindst én stemmeberettiget.

§ 5 EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING
Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen beslutter det ved flertal eller når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftligt begrundet anmodning overfor formanden. I sådanne tilfælde skal en ekstraordinær generalforsamling afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er kommet til formandens kendskab.
Stk. 2. Indkaldelsesfristen for ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

§ 6 BESTYRELSEN
Stk. 1. Imellem generalforsamlingerne varetages den daglige drift af bestyrelsen, der er ansvarlig overfor generalforsamlingen i alle forhold.
Stk. 2. Bestyrelsen består af 8 antal poster: Formand, Næstformand, Teknisk Ansvarlig, Kasserer, Præmieansvarlig samt 3 menige bestyrelsesmedlemmer. Mindst én af disse skal være bosiddende i Vejle kommune.
Stk. 3. Formanden indkalder til bestyrelsens møder. Indkaldelsen sker skriftligt pr. mail eller ved opslag på foreningens hjemmeside og/eller facebook gruppe. Til mødet skal der foreligge en dagsorden. Der indkaldes til møde, når bestyrelsen beslutter dette ved flertal, eller når formanden skønner det nødvendigt. Desuden skal der indkaldes til bestyrelsesmøde, hvis mindst 3 medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske om det over for formanden, og mødet afholdes da senest 2 uger derefter.
Stk. 4. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer er til stede.
Stk. 5. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Den kan nedsætte underudvalg og produktionshold til varetagelse af afgrænsede opgaver.
Stk. 6. Bestyrelsen kan ved flertal ekskludere et bestyrelsesmedlem fra bestyrelsen, hvis det skønnes, at bestyrelsesmedlemmet ikke lever op til god skik for samarbejde. Ekskluderingen forudsætter, at punktet for behandling af mistillid har fremgået af dagsordenen på et bestyrelsesmøde, således at det pågældende bestyrelsesmedlem har haft en mulighed for, at fremlægge sine synspunkter for bestyrelsen.
Stk. 7. Ved vakance i bestyrelsen kan bestyrelsen indsætte et andet medlem(suppleant). Valget gælder da frem til næste ordinære generalforsamling. I tilfælde af, at formandsposten bliver vakant, skal bestyrelsen i stedet indkalde til ekstraordinær generalforsamling senest 8 uger efter at vakancen er opstået, med punktet ’valg af formand’ på dagsordenen.
Stk. 8. I løbet af de 3 første måneder efter valg af ny bestyrelse, skal der afholdes bestyrelsesopstart.

§ 7 FORENINGENS ARRANGEMENTER
Stk. 1. Foreningens arrangementer er som udgangspunkt åbne for medlemmer der opfylder formålet i §2.
Stk. 2. Bestyrelsen varetager planlægningen af foreningens arrangementer, herunder fastsættelse af deltagergebyr og aldersgruppe. Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af et regelsæt til foreningens arrangementer, samt fastsættelse af medlems- og crew fordele.
Stk. 3. Regelsættet til et arrangement offentliggøres på foreningens hjemmesider og sociale medier i forbindelse med at tilmeldingen starter til et arrangement.
Stk. 4. For at kunne deltage i et arrangement, skal deltageren acceptere arrangementets regelsæt.
Stk. 5. Ved brud på regelsættet forbeholder bestyrelsen sig ret til at bortvise den pågældende deltager fra arrangementet og/eller ekskludere deltageren fra foreningen og fremtidige arrangementer, uden tilbagebetaling af deltagergebyr.
Stk. 6. I forbindelse med et arrangement udpeger bestyrelsen et antal personer, der bistår bestyrelsen i afholdelsen af arrangementet. Disse personer vil under det pågældende arrangement gå under betegnelsen crew.
Stk. 7. Crew har nedsat eller intet deltagergebyr, som bestyrelsen vedtager før hvert arrangement.
Stk. 8. Bestyrelsen og crew kan deltage i et arrangements konkurrencer på særlige indskærpede vilkår. Bestyrelsen fastsætter til hvert arrangement de nærmere bestemmelser for, hvilke konkurrencer bestyrelse og crew kan deltage i, samt hvilke præmier bestyrelsen og crew kan vinde. Der må ikke skabes fordel for bestyrelse eller crew til konkurrencer, og der må ikke være fordele ved præmieuddeling.

§ 8 ØKONOMI, BUDGET OG REGNSKAB
Stk. 1. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Stk. 2. Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for budget samt regnskab.
Stk. 3. Foreningens regnskab føres af kassereren.
Stk. 4. Foreningen har foreningskonto.
Stk. 5. Formanden og kasserer har hver især individuel fuldmagt til foreningens konto.
Stk. 6. Regnskabet revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor.
Stk. 6a. Hvis det ikke har været muligt at finde en revisor til det kommende regnskabsår kan bestyrelsen vælge en revisor ved enstemmig vedtagelse.
Stk. 7. Regler vedrørende befordringsgodtgørelse, fortæring mv. følger dansk lov.
Stk. 8. Såfremt en enstemmig bestyrelse vurdere, der er formue til at hjælpe andre foreninger, på Uhrhøj, hvis formål er at støtte/hjælpe/afholde arrangementer for børn og unge på Uhrhøj, kan denne tage beslutning herom.

§ 9 HÆFTE FOR FORENINGEN
Stk. 1. Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst ét yderligere bestyrelsesmedlem i foreningen. Mindst én af disse skal være bosiddende i Vejle kommune. Ved optagelse af lån og ved salg af genstande hvis værdi overstiger kr. 5.000 tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.
Stk. 2. Der påhviler ikke foreningens medlemmer (menige som bestyrelsesmedlemmer) nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, økonomiske som andre, der påhviler foreningen.

§ 10 VEDTÆGTERÆNDRINGER
Stk. 1. Disse vedtægter kan kun ændres med 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.
Stk. 2. Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de vedtages på.
Stk. 3. Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen at foretage ændringer i vedtægterne og andre organisatoriske papirer af ren redaktionel karakter.

§ 11 OPHØR
Stk. 1. Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være en ordinær generalforsamling.
Stk. 2. Foreningens aktiver skal i tilfælde af opløsning anvendes i overensstemmelse med de i § 2 fastsatte formål.
Stk. 3. Findes ingen foreninger som overholder §2 bestemmelser, vil bestyrelsen beslutte fordelingen inden for de frivillige foreninger, som er på Uhrhøj, hvis formål er at holde aktiviteter for børn og unge.

Således vedtaget på ekstraordinær generalforsamling 1/5-2025.